JURNAL HUKUM INDONESIA SURABAYA, — Pemerintah Kota Surabaya, melalui Bagian Organisasi Sekretariat Daerah, terus berkomitmen mewujudkan tata kelola birokrasi yang efektif dan efisien dengan penerapan teknologi informasi. Upaya percepatan reformasi birokrasi ini diwujudkan melalui penggunaan berbagai sistem administrasi elektronik yang terintegrasi di seluruh unit Perangkat Daerah.
Dalam pelaksanaannya, instansi ini melibatkan mahasiswa magang dari Program Studi Administrasi Publik, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur. Keterlibatan tersebut bertujuan memberikan pengalaman kerja nyata, sekaligus membantu percepatan proses input data pada berbagai program pemerintah kota.
Salah satu program strategis yang menjadi fokus awal adalah pengelolaan Data Tunggal Sosial Ekonomi Nasional (DTSEN). Proses pengelolaan dimulai dari pendataan langsung ke masyarakat di wilayah Kelurahan Sememi Jaya, untuk memastikan keakuratan informasi di lapangan. Setelah data terkumpul, tahapan selanjutnya adalah penginputan ke dalam aplikasi FASIH yang dikelola oleh Badan Pusat Statistik. Meskipun menghadapi kendala administratif, seperti ketidaksesuaian alamat dan sikap masyarakat yang kurang kooperatif, pengumpulan data tetap berjalan karena menjadi landasan penting penyusunan kebijakan publik daerah.
Selain program survei sosial ekonomi, digitalisasi tata kelola pemerintahan juga diwujudkan melalui pengoperasian Sistem Informasi Arsitektur Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SIAP SPBE). Kegiatan operasional mencakup pemasukan data teknis ke dalam sistem, agar seluruh informasi pemerintahan dapat terintegrasi dengan baik. Penertiban administrasi internal juga dilakukan melalui pengelolaan dokumen menggunakan sistem Standar Operasional Prosedur (SOP) PEDAS. Pengunggahan dokumen SOP dari berbagai perangkat daerah ke dalam sistem digital bertujuan agar pedoman kerja birokrasi dapat diakses dengan lebih mudah, terpusat, dan transparan.
Tahapan penting dalam penataan kelembagaan di Bagian Organisasi dilaksanakan melalui evaluasi sistem Analisis Beban Kerja (ABK). Pengisian aplikasi berbasis web ini dirancang untuk mengukur volume tugas masing-masing aparatur, berdasarkan standar waktu kerja efektif sebesar 75.000 menit per tahun. Data yang dimasukkan menjadi dasar administratif untuk menentukan formasi kebutuhan pegawai secara adil dan proporsional. Hasil kalkulasi ABK juga menjadi pedoman dalam menentukan besaran Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) di lingkungan pemerintah kota.
Penerapan sistem digital membawa kemudahan administratif, namun pelaksanaannya di lapangan masih menemui tantangan teknis. Beberapa kendala yang sering dijumpai antara lain instabilitas peladen aplikasi, ketidaksesuaian unggahan dokumen pendukung, hingga praktik penambahan estimasi waktu tugas oleh oknum aparatur. Sistem saat ini juga belum memiliki instrumen untuk mencatat tugas mendadak yang diinstruksikan langsung oleh pimpinan. Oleh karena itu, perbaikan sistem secara berkelanjutan diperlukan, meliputi penambahan fitur verifikasi otomatis, peningkatan kapasitas infrastruktur jaringan, serta bimbingan teknis yang lebih intensif bagi seluruh Perangkat Daerah.
Penulis: Hanif Daffa Dwikiprastya, Kalvin Edo Wahyudi, S.Sos., M (Program Studi Administrasi Publik, UPN “Veteran” Jawa Timur).
Jurnalis isw 89
